Zijn wij nou zo raar? Een lijst met alles wat een nieuwe organisatie doet



Daar is ie weer. Het zoveelste artikel over een bedrijf wat onbeperkt vakantiedagen invoert. Radio en kranten duiken er vol op alsof het ongehoord is. Ik las zelfs dat een bedrijf claimt in 2016 de eerste in Nederland te zijn die zijn medewerkers onbeperkt vakantiedagen geeft. Think again Bynder, bij Keytoe deden we dat 5 jaar eerder al en ik ga er behoorlijk vanuit dat wij niet de eerste waren. Maar leuke claim voor een stukje aandacht.


Toen kwam ik de volgende krantenkop tegen: Dit bedrijf heeft e-mail intern afgeschaft.

Jeeeemig zeg. Dit is nieuws? M’n spreekwoordelijke klomp - want ik draag ze niet - brak.


Ik heb een probleem

Ik zal eerlijk zijn. Ik ben eigenlijk gewoon jaloers. Jaloers dat veel andere bedrijven zoveel aandacht kunnen krijgen met dingen waar wij bij Keytoe eigenlijk niet meer over nadenken, omdat we ze al langere tijd zo doen.


Dus aandachtsgeil als ik ben (ik ben 1.72 meter klein en heb mijzelf gediagnostiseerd met Napoleoncomplex) zal ik bij deze een uitgebreide opsomming geven van alle dingen die wij vrij normaal vinden, maar waarschijnlijk als zeer raar worden beschouwd voor een ’normaal' bedrijf.


Raar bedrijf dat Keytoe

Oké, daar gaan we. Een flinke lijst van de dingen die er bij Keytoe gebeuren of die we hebben. Hij is echt groot dus ik hoop dat je het kunt volgen. Ik heb ze geprobeerd te categoriseren. Natuurlijk is hier en daar wat overlap.

Aan alle nieuws, media, radio en tv bedrijven, kies je onderwerp maar uit.

Voor andere bedrijven is dit een lijst om wat van te pikken of van over te nemen.

Vrijheid

  • Collega’s hebben onbeperkt vakantiedagen… zucht

  • Collega’s mogen bepalen waar, wanneer en hoe ze werken. Ze mogen zelfs weten wat ze precies doen (waardoor onze dienstverlening nog wel eens verandert). Als ze collega’s en klanten maar blij houden / maken is de ongeschreven regel

  • Als je als collega naar de dokter of tandarts of iets dergelijks moet, is dit geen probleem. Gewoon in je agenda zetten en gaan: je gezondheid is nogal belangrijk

  • Als je tijdens het werk besluit om even te moeten roken (niet top, maar ok), koffie te halen, te tafeltennissen of te facebooken, dan moet je dat maar lekker doen. Als je collega’s en klanten maar blij zijn en blijven

  • Als je iets voor een klant kan doen om die te ontlasten wat Keytoe nog nooit eerder heeft gedaan, dan ben je vrij om dat te doen

  • Stagiaires mogen volledig zelf bepalen welke opdracht ze willen doen of aan wat ze precies willen werken. Vinden ze dat lastig, dan helpen we ze er uiteraard mee

Transparantie

  • Financiele cijfers zijn transparant, en staan zelfs op een dashboard die in ons kantoor hangt die elke 20 minuten ververst met actuele omzet, kosten, winst/verlies enzovoorts

  • Iedereen kan in elkaars agenda kijken

  • Alle collega’s kunnen bij alle bestanden die we in Google Drive opslaan

  • Ook kan iedereen bij alle wachtwoorden en gebruikersnamen van verschillende software die we gebruiken. Ook van onze boekhoudsoftware

  • Transparantie gaat bij ons verder dan alles blootgeven. Het gaat vooral om het begrip erbij kweken. En het gaat over persoonlijke transparantie: jezelf kwetsbaar durven opstellen en jezelf zijn

  • We zijn bij Keytoe behoorlijk open over onze pieken, maar vooral over onze dalen

  • We organiseren ongeveer een keer in de twee maanden een meetup waar we gratis en voor niets alles vertellen over wat we precies doen en hoe je dat zelf kunt inzetten voor je eigen organisatie

Weg met bureaucratie: alles wat we niet hebben

  • Er zijn geen geschreven regels

  • We hebben geen organogram of vaste functies

  • Er is geen management of directie. Er zijn twee eigenaren: Cedric en Patrick, maar die hebben evenveel of even weinig (halfvol/halfleeg) te vertellen

  • Maar we zijn ook weer GEEN platte organisatie. We hebben wel degelijk hiërarchie, maar die staat niet vast: situationele hiërarchie

  • Ja, bij ons worden ook geen interne mails verstuurd, maar hebben we Slack

  • We hebben geen afdelingen. Collega’s van verschillende disciplines werken in wisselende samenstellingen aan verschillende klanten

  • We hebben geen dresscode, regels over hoe je iets op moet schrijven of hoe je jezelf moet presenteren aan de klant

  • We stellen geen budgetten op, dat lijkt ons teveel wishfull thinking en niet realistisch, dus onzin

Kantoor

  • Keytoe heeft vier leaseauto’s die niet tot 1 persoon behoren. Het hele team mag (onbeperkt) gebruik maken van deze auto’s. Hoe dat af te stemmen is? Alle auto’s hebben een eigen agenda, waar iedereen in kan kijken

  • Alle collega’s mogen de pinpassen van Keytoe gebruiken om aankopen te doen voor Keytoe of klanten naar eigen inzicht. De pincodes zijn via Slack (onze communicatietool) gewoon opvraagbaar, en de pinpassen liggen op een voor iedereen bekende plek

  • De deur van het kantoorpand staat letterlijk elke dag op een kier. Iedereen mag altijd naar binnen lopen

  • Er zijn geen vaste werkplekken of toegeëigende kantoorruimtes of directiekamers

  • We hebben een gameroom met tafeltennis, een pooltafel, een fussballtafel, een super nintendo een oldschool NES en een gitaar om op te spelen

  • We hebben een Keytoe Bieb, waar iedereen boeken uit mag lenen (dit wordt nergens bijgehouden)

  • Er zijn geen vaste pauze momenten, die kiest iedereen zelf. En als je lekker met z’n allen wilt gaan eten is dat natuurlijk prima

  • Iedere collega heeft een sleutel van het pand om open te kunnen doen of af te sluiten. Ja, ook stagiaires

  • Je mag onbeperkt printen (is dit in andere organisaties een ding??), natuurlijk wel rekening houden met het milieu graag

  • Een complimenten kom waar iedereen anoniem of niet een blaadje in kan doen met een compliment voor iemand anders. Af en toe wordt er gegraaid en wordt zo'n compliment voorgelezen aan iedereen

  • We hebben een gong om een toffe gebeurtenis te vertellen

  • We hebben een grote open ruimte om in te werken, maar ook een aantal stilte kamers. Maar je mag werken waar je wilt, dus ga lekker naar het strand als je wil

  • We hebben een soort tuintje achter het kantoor met een zwembad

  • We hebben geen man/vrouw toilet, maar een zit/staan toilet: alles voor genderneutraliteit

Besluiten

  • Collega’s kunnen besluiten maken over alles. Ook stagiairs die in principe de hele strategie van Keytoe kunnen veranderen

  • Collega’s ontslaan collega’s als dat nodig is. Gelukkig proberen ze eerst iemand te helpen beter te worden, voordat ze ontslaan

  • We hebben geen HR: collega’s nemen collega’s aan. Zij doen zelf de sollicitatiegesprekken (kunnen uiteraard om advies vragen als ze dit nooit hebben gedaan)

  • Stagiaires nemen soms stagiaires aan

  • Alle besluiten die worden gemaakt staan niet vast, maar staan altijd open om direct weer veranderd te worden als het niet past

Simplificeren

  • Het werknemerscontract is zo kort als maar kan, zonder poespas

  • We houden sowieso eigenlijk vrij weinig bij, alleen gemaakte uren op klanten omdat de klanten daar om vragen: bureaucratisch geneuzel

  • Als we gaan groeien in personeel, dan splitsen we uiteindelijk op in verschillende cellen (we worden geen megalomaan bedrijf waar niemand elkaar meer kent)

  • We hebben geen lange termijn strategie, behalve wat fundamentele principes: werk moet leuk zijn oftewel mensen moeten floreren en zichzelf zijn. En we willen altijd flexibel blijven en niet vastzitten aan iets

  • We doen wel eens waarom-waarom-waarom sessies, waar we bevragen wat we aan het doen zijn of wat we qua structuur hebben bedacht. Deze sessies breken sommige bestaande dingen die er ingesleten zijn af. En we vervangen die met iets anders wat dan beter werkt

  • Conflicten worden simpelweg opgelost door de twee partijen/personen eerst te laten praten. Komen zij er niet uit, dan wordt een derde ingeschakeld als een soort mediator. Als die er niet uitkomen (wat nog nooit is gebeurd), dan gaat een grotere groep meedenken en besluiten

Klanten en business

  • We meten klantenthousiasme (niet klanttevredenheid) bij onze klanten

  • Maar we meten ook wat collega’s vinden om voor deze klanten te werken. En als de score laag is voor een klant nemen we hoogstwaarschijnlijk afscheid of wisselen we de collega’s om als anderen wel voor de die klant willen werken

  • We zeggen nee tegen een potentiële klant, als we er geen goed gevoel over hebben.

  • In de communicatie met onze klanten laten we ook onze fouten en interne discussies zien. We hebben aparte slack groepen met onze klanten, waar we in discussieren en overleggen

  • Nieuwe projecten, waarvan je denkt dat het Keytoe iets in de verre toekomst gaat opleveren mag je uiteraard starten. Als je maar niet vergeet: klanten blij en collega’s blij. Dan mag in principe alles

  • Er is nog nooit dividend uitgekeerd aan de aandeelhouders. Die zitten er in voor de lange termijn

  • We hebben een businessmodel dat is gevormd door de cultuur. Niet een cultuur dat is gevormd door het businessmodel

  • Ex-klanten krijgen nog regelmatig een berichtje van ons en als ze nog klant zijn leuke kaartjes of cadeautjes. Gewoon zomaar

  • We achterhalen de WHY van de klant, zodat zij daar wat aan hebben, maar wij ook goed werk kunnen verrichten wat in lijn is met hetgeen waar ze het echt voor doen

Geld

  • Salarissen hebben niets te maken met branche gemiddeldes, een CAO of vaste schalen. Nee het gaat om wat je toevoegt en wat het bedrijf kan betalen

  • De collega’s bepalen elkaars salaris. Binnenkort mogelijk via een app

  • Keytoe kan binnenkort via diezelfde app praktisch geen verlies meer maken

  • Je mag mede besluiten over de financiën of er bijvoorbeeld een pot wordt gemaakt voor trainingen of andere benodigdheden. Maar denk ook aan investeringen of iets dergelijks. Iedereen mag dus mee bepalen over de budgetten

Mensen

  • We hebben geen functioneringsgesprekken, maar collega metingen, waarin collega’s elkaar raten en helpen beter te worden

  • We meten bevlogenheid (geen werknemerstevredenheid) elk half jaar.

  • We sturen op floreren van collega's, niet op geluk en al helemaal niet op winst

  • Aardig wat beste vrienden van elkaar werken bij Keytoe

  • ‘Teambuilding’ doen we niet echt aan, maar is een doorlopend iets met Vrijmibo’s, jaarlijkse Skitoe (ski-trip van Keytoe), feestjes, meetups, sportevenementjes, zoals karten, paintballen, ijshockey, surfen en meer

  • Als collega’s ontslagen worden of het contract wordt niet verlengd, dan helpen de andere collega’s actief met het zoeken naar een nieuwe baan voor diegene

  • Een van de net nieuwe collega’s had persoonlijke problemen binnen het eerste half jaar dat diegene bij Keytoe werkte. Hij heeft toen betaald vrij gekregen voor ongeveer een maand om z’n problemen te fixen

  • Bij Keytoe werkt een Bo... Bo Keytoe

  • Voor nieuwe collega’s is er een digitale speurtocht gemaakt die ze op hun eerste dag moeten doorlopen, waarbij ze de andere collega’s wat beter leren kennen

  • We hebben werkelijk waar een wachtlijst van mensen die bij Keytoe willen werken

  • We hebben een ‘huispsycholoog’, een psycholoog die z’n eigen praktijk met kapperstarief op wilde starten. Vonden wij een tof concept dus heeft hij een ruimte gratis en voor niets in ons kantoor. En ja, hij helpt een aantal collega’s. Lekker laagdrempelig

  • We nemen mensen aan op culture fit, niet op vaardigheden, cv, vorige prestaties of diploma's

  • We ontdekken de WHY van onze collega’s, zodat ze echt weten waarom ze doen wat ze doen en daar vol voor kunnen gaan.

Uitgeraasd

Ik ben vast en zeker van alles en nog wat vergeten. Maar het is echt teveel om op te noemen.


Waar ik aan de ene kant jaloers ben op het feit dat andere bedrijven pronken met punten die wij nonchalant doen en niet van opkijken, ben ik tegelijkertijd erg blij dat het gebeurt. Het zijn toch de voorbeelden van die verschillende bedrijven die ervoor zorgen dat andere bedrijven geïnspireerd raken om het ook anders te proberen. Werk moet voor iedereen leuk zijn en dat wordt het hopelijk met dit soort voorbeelden.


Daarmee hoop ik ook dat je geïnspireerd raakt van bovenstaand lijstje en flink wat overneemt. Ik heb eens geleerd: Right to Copy, in plaats van Copyright. Neem niet alles over! Want het moet passen bij jouw mensen en jouw organisatie. Wees je daar alsjeblieft altijd bewust van.