Alternatief voor functioneringsgesprekken: Collega Meting. Een praktisch format.



Functioneringsgesprekken vinden veel mensen verschrikkelijk. En niet zonder goede reden. Bij functioneringsgesprekken wordt er veel naar het verleden gekeken, worden lijstjes afgewerkt, je spreekt met een manager, de directeur of iemand van hr die toch al weinig van je echte functioneren ziet en je hebt het gevoel dat je op je vingers getikt gaat worden.


Voor managers is het net zo 'leuk'. Veel gesprekken achter elkaar, mensen proberen te verbeteren of op fouten te wijzen, lijstjes afwerken (again), niet proberen te beledigen, maar opbouwend feedback moeten geven, maar dat lukt natuurlijk niet altijd, gedoe.


Bij Keytoe hebben we gelukkig een alternatief. Na mijn vorige artikel kreeg ik veel berichtjes over de Collega Meting en of ze die mochten hebben / ontvangen. Bij deze gooi ik hem helemaal open.

Jat wat je jatten kan!

Collega Meting in het kort

De bedoeling van de Collega Meting is dat niet een manager, hr medewerker, pz adviseur of directeur je beoordeelt op je functioneren, maar je collega’s. Niet alleen beoordeelt, maar vooral kijkt naar de toekomst hoe je verder kunt verbeteren. We zouden het ook toekomstgesprekken kunnen noemen.

Drie simpele stappen:

  • Het start met een anonieme vragenlijst

  • Gevolgd door een gesprek met je collega’s, met de vragenlijst als praatplaatje (niet als kern!!!).

  • Na het gesprek kan de collega met verschillende onderwerpen aan de slag, gesteund door zijn/haar collega’s.

Waarom met je collega's?

Waarom met je collega’s en niet met een getraind iemand? Omdat je collega’s echt eerlijk wat over je huidige gedrag en werk kunnen zeggen. Ze zien je elke dag, ze weten wat je doet en hoe je het doet en kunnen jou voorzien van oprecht goede feedback.


Wat collega’s ook kunnen is meer gewicht in de strijd gooien. Wanneer je van je collega’s feedback krijgt, komt het vele malen zwaarder aan dan wanneer je dat van je baas ontvangt (waarbij je kort daarna naar je collega’s toeloopt om te zeggen dat die baas er echt geen pepernoot van snapt… met feedback van je collega’s kan dat niet). Je zult de feedback dus sneller serieus nemen en er wat mee doen. Your colleagues are watching you (maar niet zo overdreven als Big Brother alsjeblieft).


Andersom gebeurt er ook iets. Nu collega’s feedback hebben gegeven zullen ze zich meer verantwoordelijk voelen voor jouw prestaties en ontwikkeling. Ze zijn erbij betrokken en voelen zich genoodzaakt je bij te staan. Na de Collega Meting zullen ze hoogstwaarschijnlijk vaker komen vragen of datgeen wat jullie samen hebben besproken al is gelukt en of ze je nog ergens bij kunnen helpen?


De rol van HR of PZ

Ik ben van mening dat het ieders taak is om voor de andere collega’s te zorgen, niet alleen van de HR afdeling! HR kan wel het proces aanwakkeren, faciliteren en bewaken. Dit laatste is bij de Collega Meting nogal belangrijk, aangezien er al gauw op negativiteit kan worden gefocust, terwijl het overgrote deel van de scores positief zijn. Of er wordt teveel naar het formulier gekeken terwijl eigenlijk het gesprek onderling op gang moet komen tussen collega’s. HR of PZ kan hier in het begin een sterke rol vervullen. Uiteraard kan deze rol ook opgepakt worden door managers of directie zo nodig.


Waarom dan?!

Voor overige argumenten waarom je een Collega Meting moet introduceren in je organisatie in plaats van functioneringsgesprekken, luister naar onze podcast Hoe Dan?! aflevering #04 hierover (duurt 11 minuutjes).


Stap 1: De vragenlijst

Hieronder zie je afbeeldingen van de Google Form die we gebruiken voor de Collega Meting met de vragen erbij. Je kunt dit dus direct overnemen. Be my guest.








De laatste vraag heeft te maken met de WHY van Keytoe (To be an inspiring rebel that dares you to break your boundaries so that you may flourish).


De vragenlijst is anoniem. Dit geeft ruimte om niet te schromen. Niets is verplicht om in te vullen. Want soms weten mensen wel iets over de inzet, maar niet over de inhoud. Dan is het wel fijn als ze hun mening alleen over inzet geven.


Waarom 1-6 scores? Omdat 1-10 voelt als een schoolcijfer (trauma) en je bij 1-6 geen neutraal / precies midden kunt kiezen. Je zult altijd een beetje negatief (3) of een beetje positief (4) moeten kiezen.


Je kunt de vragen uiteraard letterlijk overnemen, maar ik denk dat het goed is om per organisatie te kijken wat belangrijk en toepasselijk is. Zo is het bij Keytoe erg relevant dat je pro-actief bent, maar misschien is dat in een andere organisatie niet aan de orde. Probeer ook niet teveel vragen te hebben want je wilt dat collega’s goed de tijd nemen om zoveel mogelijk mensen te beoordelen. Dat gaat niet als het een enorme vragenlijst is. Persoonlijk vind ik dit al lang.


Als je eenmaal het formulier hebt, kopieer je deze voor elke collega (pokke werk, maarja, je wilt het goed doen, toch?).


Het bericht dat we naar iedereen sturen ziet er dan als volgt uit.




Onder het kopje: lijst met Kollega’s (K van Keytoe), staat letterlijk de lijst met namen en de linkjes naar de formulieren.


We geven ongeveer 2 weken de tijd om het in te vullen.


Stap 2: Gesprekken

Nadat iedereen de vragenlijsten heeft ingevuld (ze hoeven niet iedereen te beoordelen, alleen de collega’s die ze willen en ze hoeven overigens ook niet elke vraag in te vullen) krijgen ze een klein vragenlijstje waarin ze kunnen aangeven bij wie ze willen zitten. Zie hieronder:




Dan krijgt elke collega te zien welke andere collega’s bij zijn/haar gesprek willen zitten. Ze nodigen die dan zelf uit voor het groepsgesprek van ongeveer een uur (soms is het korter, soms loopt het wel eens uit tot 2 uur. De ruimte hiervoor geven is erg belangrijk). De collega’s mogen ook zelf aangeven of ze iemand er niet bij willen hebben of als ze iemand missen (die moeten ze dan zelf even aanspreken om erbij te komen), het is namelijk best persoonlijk natuurlijk.


Dan vinden de gesprekken plaats. In de gesprekken worden de antwoorden van het vragenformulier doorgenomen en behandeld. Bij elke vraag is het belangrijk te kijken wat de persoon in kwestie zelf van de scores vindt: eens of oneens en waarom dan. En wat de aanwezige collega’s hierover te zeggen hebben. Een lage score geeft altijd wel ruimte voor discussie, maar een extreem hoge score ook, want misschien werkt diegene wel teveel.


Bij elk punt zou eventueel een soort leerdoel of actiepunt geformuleerd kunnen worden. Hoeft niet, mag wel. Deze vrijblijvendheid is belangrijk: mensen willen zich graag ontwikkelen, maar niet als ze zich gedwongen voelen. Dus dwing niet, het gaat vanzelf. En willen ze echt niet, dan kan je dat altijd bevragen: waarom wil je je niet ontwikkelen? Is het eng? Is het moeilijk? Wat heb je nodig? Enzovoorts.


Je zult merken dat de opmerkingen die geplaatst zijn bij de scores de meeste gespreksstof geven, dus daarom is het belangrijk opmerkingen aan te moedigen voordat je de vragenlijst uitstuurt.


Het gesprek geeft ook de tijd om aandacht aan een individu te geven. Dus het gesprek mag ook afdwalen van de vragenlijst om het gewoon over de persoon in kwestie te hebben. Bij Keytoe zijn er regelmatig mensen van functie gewisseld na een collega meting, terwijl de scores daar niets over zeiden.


Stap 3: Opvolging en vervolg

Het is aan de collega zelf om zijn actiepunten op te volgen. De collega’s die erbij waren kunnen eventueel helpen. Zij zijn betrokken geweest bij het proces en hebben geholpen met de actiepunten op te stellen, dus kunnen ze ook helpen bij het uitvoeren ervan.


Bij Keytoe is dit niet vastgesteld, maar het zou handig kunnen zijn om een periodieke opvolging te doen. Dat kan eventueel in de wandelgangen door te vragen: 'is het nog gelukt om … te doen?’ En zo niet, waarom niet en hoe kunnen we helpen?


Na een half jaar kun je het weer doen. Je zou dan eventuele scores kunnen vergelijken. Bij Keytoe vergelijken we niet, omdat het nogal wat gedoe is en de persoon zelf verantwoordelijk is voor zijn/haar groei. De letterlijke cijfers zeggen ook niet alles, want collega’s geven scores op basis van de verwachtingen. Als iemand een hoogvlieger is, dan verwachten mensen ook dat diegene het goed doet. Dus als diegene gemiddeld presteert (onder verwachting), dan krijgt hij/zij lage scores. Bij een laagvlieger die gemiddeld scoort werkt het weer andersom. Binnen een half jaar kunnen de verwachtingen veranderen, dus zeggen de scores niet zo veel. Het gaat om het gesprek!


Waarom is de Collega Meting zo tof?

Ik heb hierboven al meerdere dingen genoemd waarom je dit zou moeten doen, maar hier nog meer. De Collega Meting is een van die processen die een flinke kanteling in de organisatie kan veroorzaken. Er verschuift verantwoordelijkheid. Namelijk dat managers niet alleen verantwoordelijk zijn voor het goed presteren van collega's, maar dat collega's verantwoordelijk zijn voor hun medecollega's.

Dit is huge!

Vanaf dit punt kun je ook andere verantwoordelijkheden overdragen aan de collega's, zodat directie niet meer hoeft te managen, maar de visie kan verscherpen en bijstellen en vooruit kan lopen op de troepen in plaats van in de modder achter te hangen. Voor de collega's is dit een stap vooruit, omdat ze aangemoedigd worden elkaar te helpen: teamspirit!

Oh, en voor ik het vergeet: Natuurlijk gaan leidinggevenden en HR ook door de Collega Meting!


Leidinggevenden worden dan beoordeeld door hun 'ondergeschikten', waardoor ze door de anonieme vragenlijst (hopelijk) eerlijk te horen krijgen wat er van ze gevonden wordt. Een flinke reality check (de eerste keer pijnlijk, maar op de lange termijn zeer nuttig).


Makkie?

Dus. Je hebt hiermee alles om de Collega Meting te gaan proberen en uit te voeren. Dat gaat vast lukken!


Heb je toch wat twijfels? Weet je niet helemaal welke vragen je moet stellen? Of lijkt het je lastig om dit daadwerkelijk in te voeren terwijl het een prima idee lijkt?


Schaam je niet, want het is inderdaad niet zo heel makkelijk om dit allemaal even goed op te zetten. Cedric Muchall en ik komen je graag helpen. Connect met ons, stuur een berichtje, bel, sms, whatsapp naar 0634325406 of mail naar lennard@keytoe.nl.